Die Suche nach dem optimalen Versandzeitpunkt

Stellen Sie sich bitte folgendes Szenario vor: Ihr Newsletter ist zum Versand bereit. Sie haben spannende Themen recherchiert und umgesetzt. Die Rechtschreibung ist genau überprüft, nach überzähligen Leerzeichen peinlichst gesucht, die Betreffzeile in mühevoller Kleinarbeit optimiert. Und nach all dem Aufwand und in Vorahnung der innerlichen „Endlich fertig!“-Freude stellt sich nun die Frage nach dem optimalen Versandzeitpunkt.

 

Sie kennen die Situation? Und haben noch keine allein gültige Antwort gefunden? Dann müssen wir Sie zunächst enttäuschen: Die einzig richtige Antwort können wir Ihnen auch nicht bieten. Aber viele wichtige Hinweise, wie Sie sie finden können.

 

Welcher Wochentag - und wie spät?

 

Im ersten Schritt möchten wir die Wahl des richtigen Wochentages und der Versandzeit betrachten. Am Montagmorgen herrscht Hochbetrieb in Deutschlands E-Mail Postfächern. Dutzende von Spam Mails haben sich im Posteingangsordner versammelt. Aufgabe des Empfängers ist es nun, die wenigen relevanten Nachrichten zu selektieren. Die Gefahr des Übersehens ist beträchtlich, denn es wird großzügig gelöscht. Kein guter Versandzeitpunkt.

 

Ebenso der Freitag Nachmittag. Viele Ihrer Empfänger sind nicht mehr im Büro, oder schon in Wochenendstimmung. Wichtiges wird noch zügig abgearbeitet. Newsletter zählen oft nicht hinzu. Am Montag reiht sich Ihre E-Mail dann wieder in die Reihe der Spam Mails ein.

Der Vormittag ist grundsätzlich mit dieser Problematik behaftet. Spam Mails werden meist aus den USA verschickt. Nach dortiger Ortszeit zum Feierabend versandt, treffen sie hier in der Nacht ein und werden früh in den Papierkorb entsorgt.

 

Wann also können E-Mails in Erwartung hoher Öffnungsraten verschickt werden? Grundsätzlich Montag ab Mittag, Dienstag bis Donnerstag ab spätem Vormittag. Um Ihre Empfänger am gleichen Tag zu erreichen, versenden Sie so, dass die Nachricht bis 16:00 Uhr im Postfach ankommt. Sonst droht wieder die Problematik des morgendlichen Spams. Der Freitag sollte nur in dringenden Fällen und am späten Vormittag gewählt werden.

 

Wie aber steht es mit einem Versand am Wochenende? Die Beantwortung dieser Frage erfordert das Einbeziehen der Zielgruppe, für die Ihre E-Mail bestimmt ist.

 

Versandzeitpunkt nach Zielgruppe - Business oder Privat

 

Business E-Mails sollten nicht am Wochenende versandt werden. Vor Montag ruft sie mit Sicherheit niemand ab. Newsletter für private Empfänger haben am Wochenende größere Chancen. Erwarten Sie am Sonnabend keine hohen Öffnungsraten. Dieser Tag wird meist als Haushaltstag oder zur Erfüllung sonstiger Pflichten genutzt. Am Sonntag Nachmittag hingegen bestehen Erfolgsaussichten. Besonders dann, wenn das Wetter schlecht ist.

 

Als Alternative zum Wochenend-Versand können die Werktage genutzt werden. Studien ergaben, dass auch private Mails zum Großteil am Arbeitsplatz geöffnet und gelesen werden. Die von Ihnen erwünschte Handlung (Kauf eines Angebotes, Beteiligung an einer Umfrage) führt der Empfänger oft jedoch nicht während der Arbeitszeit aus. Dazu nutzt er den Feierabend. Eine Abstimmung von Mailinhalt und Versandzeitpunkt ist daher unerlässlich.

 

Probieren geht über studieren

 

Diese alte Weisheit scheint wie geschaffen für das E-Mail Marketing. Nachdem Sie die mit Logik zu begründenden No-Gos kennen, heißt es zu testen. Nur so können Sie Ihren optimalen Versandzeitpunkt ermitteln.

 

Teilen Sie zunächst Ihre Verteilerliste in mindestens zwei Gruppen. Versenden Sie Ihren identischen Newsletter an verschiedenen Tagen, an denen sich hohe Öffnungsraten vermuten lassen. Über die Reporting-Funktion in mailingwork erkennen Sie die erfolgreichen Tage. In einem zweiten Schritt können Sie die Tageszeit für den Versand optimieren. Dazu teilen Sie Ihren Verteiler erneut und versenden zu verschiedenen Zeiten.

Es lohnt sich, den ermittelten Versandtermin regelmäßig zu überprüfen. Das Verhalten der Empfänger ändert sich. Unentwegte Marketingprofis binden in derartige Tests übrigens auch immer einige Mails zur Unzeit ein. Vielleicht bringt gerade das neue Erkenntnisse über das Öffnungsverhalten Ihrer Zielgruppe.

 

Zusammenfassung

• Montag Vormittag und Freitag Nachmittag für Aussendungen meiden
• Versandzeit nicht vor 10:00 Uhr
• Business-Mails nicht nach 16:00 Uhr und nicht am Wochenende senden
• optimalen Versandzeitpunkt durch Tests ermitteln und regelmäßig prüfen