7 Tipps für die rechtssichere Gestaltung des Anmeldeprozesses
Der Newsletter-Anmeldeprozess ist ein wichtiger Bestandteil Ihres E-Mail Marketings. Hier entscheidet sich, in welchem Maße sich Ihr Adressverteiler Monat für Monat um hochwertige, qualifizierte Adressen erweitert. Damit dabei alles rechtens zugeht, gibt es einige Regelungen aus Telemediengesetz, Bundesdatenschutzgesetz und dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb zu beachten. Wir haben wichtige Tipps für Sie zusammengestellt.
Kein Newsletter ohne Einwilligung
Versenden Sie keine Newsletter, ohne zuvor die ausdrückliche Zustimmung des Empfängers eingeholt zu haben. Ausdrücklich bedeutet: Der Empfänger muss aktiv und bewusst ein Opt-In vollziehen. Bereits die einmalige Zusendung von unerwünschter Werbepost – beispielsweise um zur Bestellung des eigenen Newsletters aufzufordern – kann von verärgerten Empfängern mit einer Abmahnung quittiert werden.
Anmeldeprozess für Newsletter: Für die rechtssichere Gestaltung gibt es einiges zu beachten.
Einwilligung nicht allgemein, sondern an einen speziellen Zweck gebunden
Schon vor der Anmeldung zum Newsletterversand muss der neue Abonnent erfahren, zu welchem Zweck Sie die persönlichen Daten erheben. Erklären Sie auf Ihrer Anmeldeseite also, dass Sie die Daten für die Zusendung Ihres Newsletters nutzen und nicht an Dritte weitergeben.
Nur wirklich notwendige Daten erheben
Manche Newsletter-Anmeldeformulare sammeln sehr gründlich Daten. Es werden Vor- und Nachname oder sogar die Anschrift des Empfängers abgefragt. Erlaubt ist jedoch lediglich die Erhebung jener Daten, die für den Versand notwendig sind. Pflichtfelder außerhalb der E-Mail Adresse sind damit tabu.
Natürlich kann der Abonnent weitere personenbezogene Daten freiwillig zur Verfügung stellen. Bitten Sie bei der Anmeldung daher höflich um die Angabe von Anrede und Nachname. So können Sie Ihre Newsletter personalisieren.
Schon vor der ersten E-Mail: Hinweis auf Abbestellmöglichkeit
Auch wenn es etwas paradox klingt: Bereits vor der Anmeldung müssen Sie darauf hinweisen, dass Ihr Newsletter jederzeit einfach abbestellt werden kann. Dies sollten Sie nicht nur vor dem Opt-In versprechen, sondern auch durch einen Abmeldelink in jedem Newsletter Realität werden lassen.
Anmeldeverfahren: Mit Double Opt-In auf der sicheren Seite
Mit dem Double Opt-In Verfahren gestalten Sie den Anmeldeprozess rechtssicher: Der Empfänger meldet sich zunächst auf Ihrer Website für den Newsletter an. In einem zweiten Schritt bestätigt er sein Abonnement über einen Link in einer separaten Anmelde-E-Mail. Erst nachdem beide Anmeldestufen vollzogen sind, dürfen Sie mit dem Versand von Werbung beginnen. Verzichten Sie deshalb darauf, bereits in die Anmelde-E-Mail Werbung einzubinden.
Das Double Opt-In Verfahren schützt sowohl Ihre Empfänger vor unerwünschten Newslettern, als auch Sie vor kostspieligen Abmahnungen. Zudem ermöglicht das Double Opt-In als einzige Opt-In Form die gesetzlich vorgeschriebene Protokollierung des Anmeldevorgangs.
Ab dem Anmeldeprozess: Auskunftsrecht für Abonnenten
Ihren Newsletterempfängern stehen umfangreiche Auskunftsrechte zu. Auf Anfrage sollten Sie dem Abonnent deshalb schnell und unbürokratisch Auskunft über den Inhalt der zur Anmeldung gegebenen Einwillungserklärung erteilen können. Ebenso über die bei Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten des Abonnenten, die Herkunft dieser Daten, geplante Datenübermittlungen und den Zweck der Speicherung.
Keine Kopplung von Newsletteranmeldung und Gewinnspielen
Zur Gewinnung neuer Newsletter-Abonnenten haben sich Gewinnspiele bewährt. Beachten Sie jedoch, dass die Gewinnspielteilnahme nicht zwangsläufig an die Einwilligung zum Newsletterempfang gekoppelt sein darf, d.h. eine Gewinnspielteilnahme ohne Bestellung des Newsletters möglich sein muss. Legitim ist es jedoch, im Rahmen einer Gewinnspielteilnahme die Bestellung des Newsletters separat abzufragen.
Bitte beachten Sie: Diese Tipps dienen lediglich zu Ihrer Information. Es handelt sich dabei weder um eine Rechtsberatung, noch um eine vollständige Zusammenstellung aller für E-Mail Marketing relevanten gesetzlichen Bestimmungen. Für eine fundierte und umfassende Beratung wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt.
